Sur l’axe des abscisses (horizontal), le degré d’urgence, allant du plus au moins urgent ; sur l’axe des ordonnées (vertical), le degré d’importance, allant du moins au plus important. Cette matrice d’Eisenhower fait apparaître schématiquement 4 quadrants :
- Le 1er (en haut à droite)concerne les tâches à traiter en priorité — à savoir les plus importantes et les plus urgentes ;
- Le 2nd (en haut à gauche)concerne les tâches importantes qu’il faut planifier, car non urgentes ;
- Le 3e (en bas à droite)concerne les tâches à déléguer puisqu’elles ne sont, ni importantes, ni urgentes ;
- Le 4e (en bas à gauche)concerne les tâches à abandonner, car elles ne sont ni importantes ni urgentes.
À titre d’exemple, l’organisation des tâches selon la matrice d’Eisenhower pourrait se traduire ainsi :
- Le 1er quadrant :les éléments ayant un impact sur vos objectifs, la gestion d’un problème à résoudre urgemment, les tâches, ainsi que les appels et courriels réclamant une attention et une action rapide ou immédiate… ;
- Le 2e quadrant : les missions importantes, mais sans échéances proches, les éléments à planifier dans les prochaines semaines, les moments de veille stratégique, la formation, la création d’un plan d’action, d’un projet… ;
- Le 3e quadrant : le traitement d’appels téléphoniques, mails et messages, les tâches importantes pour les autres, les éléments délégables à un tiers, la demande d’informations d’un collaborateur — qu’elle soit urgente ou qu’il s’agisse d’aide ou d’un conseil… ;
- Le 4e quadrant : les distractions, les hésitations chronophages, les ruminations, les mauvaises habitudes improductives…
La matrice d’Eisenhower peut paraître simple de prime abord, mais il est parfois difficile de classer les tâches sous ces 2 axes — notamment à cause de la dimension subjective de notre jugement. En effet, le degré d’urgence peut varier d’un individu à un autre en fonction de son ressenti, de ses compétences, de son état de stress, de son expérience ou de son mode de fonctionnement.
Or, l’objectif de cette matrice est de garder le contrôle de sa charge de travail, en parvenant à décider les tâches que l’on peut notamment déléguer à un tiers — que ce soit un collaborateur en interne ou un prestataire extérieur qualifié, pour mener à bien ces tâches. Sur ce point, n’hésitez pas à vous rapprocher des experts Ad and Co’ susceptibles de vous apporter leur aide, aussi bien organisationnelle que concrète. Parmi nos prestations, nous proposons une assistance manager, pour vous permettre de vous libérer du temps, afin d’effectuer les tâches des deux premiers quadrants…
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Date : 09-2022
