Le Code du travail oblige les gérants des entreprises à afficher certaines informations, pour qu’elles soient perpétuellement accessibles et visibles pour tous les salariés. Cependant, puisque la dématérialisation tend à se généraliser, quelques souplesses existent aussi – et il n’est pas toujours indispensable d’imprimer tous les documents. Si certains affichages deviennent obligatoires uniquement à partir de 20 ou 50 salariés, d’autres le sont dès lors que l’on emploie au moins une personne : focus sur ces impératifs qui concernent toutes les structures.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, les salariés doivent pouvoir très facilement connaître les coordonnées de certains interlocuteurs :
Pour ces deux organismes, vous devez mentionner l’adresse et un numéro de téléphone. L’employé doit également connaître le nom de l’inspecteur compétent pour sa propre entreprise.
En parallèle, vous devez réserver un espace sur lequel les salariés peuvent consulter les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques professionnels.
Pour la sécurité de tous, les consignes en cas d’incendie et numéros des services d’urgence font l’objet d’un affichage et doivent être faciles à voir. Il en va de même pour l’interdiction de fumer, qui doit toujours être explicite.
Enfin, sur le plan purement pratique, les horaires de travail doivent être détaillés. On utilise également cet espace pour communiquer autour de la composition des équipes, par exemple.
Le 26 juin 2014, une première ordonnance a assoupli les règles, en listant différents documents pour lesquels l’affichage n’est plus obligatoire (il suffit que les salariés puissent connaître les informations d’une manière ou d’une autre). Deux autres décrets, en octobre 2016 et décembre 2017, ont permis de rajouter des éléments à cette liste. Ainsi, si les chefs d’entreprises peuvent encore afficher ces papiers, ils ont également le droit de les diffuser d’une autre manière.
Les pièces impliquées sont la convention de travail (ou l’accord collectif de travail), l’organisation des repos hebdomadaires, les départs en congés, les informations sur les discriminations et le harcèlement moral ou sexuel au travail et l’égalité de rémunération.
Attention : si aucune entreprise n’est obligée d’imprimer ces documents pour les installer dans un panneau d’affichage sur un mur, elle se doit toujours de les mettre à disposition de chaque salarié. Concrètement, tous les employés doivent savoir comment les consulter à n’importe quel moment, et pouvoir les lire sans devoir demander l’autorisation d’un tiers.
Par exemple, il ne faut pas placer ces documents dans un casier fermé à clé si tout le monde ne peut pas l’ouvrir. Vous ne devez pas, non plus, les laisser sur un ordinateur inaccessible pour certains salariés. Le plus souvent, les entreprises choisissent de mettre ces pièces à disposition sur un Intranet, pour rester en conformité avec la loi sans cumuler les impressions inutiles.
Vous avez des difficultés pour répondre à toutes vos obligations d’affichage et d’information en tant qu’entreprise ? Les règles évoluent régulièrement et vous devez vous y adapter pour éviter les pénalités :
Ad And Co’ vous accompagne dans toutes ces étapes, pour que vous puissiez vous recentrer sur votre cœur de métier.