En fonction des objectifs de l’externalisation, l’entreprise définit le périmètre d’actions ainsi déléguées. Par exemple, dans la sphère « Ressources Humaines », elle peut confier à un tiers des procédures bien précises, comme le recrutement, la paie, les absences ou le renouvellement et la fin de contrat, etc. Dans la sphère comptable, elle peut externaliser la saisie comptable, les travaux d’inventaire, la gestion des immobilisations, de la fiscalité, etc.
Avant de sous-traiter une activité, il convient de définir précisément les processus pour faciliter la passation et conserver son fonctionnement. Par ailleurs, l’externalisation d’une tâche implique que certaines données ne soient plus accessibles en direct : il s’agit donc de définir comment les recevoir, sous quel format et à quelle périodicité. Enfin, il est primordial d’associer des collaborateurs du service, pour assurer le suivi des missions confiées à un tiers.
Même si l’optimisation des coûts est souvent le premier objectif de l’externalisation d’une activité, il est essentiel de ne pas choisir un prestataire, uniquement sur ce critère. Un mauvais choix peut être lourd de conséquences et générer un coût non négligeable. La structure doit vous inspirer confiance, justifier d’une solide expérience, s’adapter à votre fonctionnement, tout en n’hésitant pas à suggérer des améliorations. Au-delà de la prestation, il devient un vrai partenaire.
Quelles que soient les raisons d’une rupture d’activité (piratage informatique, absences prolongées), les conséquences rayonnent à plusieurs niveaux : financier, selon l’adage « le temps, c’est de l’argent » ; de la satisfaction client, l’image et la réputation de l’entreprise sont en péril ; juridique, l’entreprise est tenue à des obligations envers ses clients, qui peuvent entraîner des pénalités ; en interne, la désorganisation impacte l’ensemble du personnel.
La présence d’un Plan de Continuité d’activité PCA, au sein d’une organisation, sous-entend qu’un ensemble de mesures a été décidé, pour anticiper les conséquences de l’apparition d’une crise, quelle qu’en soit sa nature (climatique, informatique…). Grâce à lui, l’entreprise doit pouvoir répondre à ses obligations externes (respect des engagements contractuels) et ses obligations internes (stratégie, image et survie de l’entreprise).
Piliers de votre externalisation (comptable, organisationnelle, RH…), les experts Ad and Co’ garantissent la continuité de services : solide, testé et constamment amélioré, notre PCA vise à protéger la rentabilité des deux parties. N’hésitez pas à nous contacter, pour discuter ensemble de notre stratégie de gestion des risques, le socle indispensable à une externalisation en toute confiance.
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Date : 01-2024
