Les grandes entreprises et les professions libérales peuvent/doivent choisir de déléguer tout ou partie de leur accueil téléphonique. Grand classique de l’externalisation, cette sous-traitance des tâches de secrétariat est une formidable opportunité pour les professions juridiques ou médicales, qui peuvent alors concentrer leurs efforts sur leur cœur de métier.
Les petites comme les grandes structures peuvent ainsi garantir un accueil de qualité, souvent sur une large amplitude horaire en semaine, voire le week-end : prise de message, mise en relation, gestion de rendez-vous, etc. le prestataire extérieur pose ainsi les bases d’une bonne relation client, par son écoute, sa disponibilité et ses compétences dans le domaine d’intervention.
L’externalisation des activités de secrétariat offre de solides avantages – notamment en matière de réduction des coûts. En confiant ces tâches à un prestataire extérieur, l’entreprise réalise de précieuses économies liées aux frais de personnel. En effet, grâce à cette sous-traitance, elle s’affranchit des coûts de recrutement : saviez-vous qu’il représente entre 3 000 € et 10 000 € en France ? Sans compter les « erreurs de casting », qui pourraient multiplier ce budget par deux ou trois…
Par ailleurs, une fois en poste, le personnel génère également des frais de gestion : au-delà de ses rémunérations (salaires, primes, congés payés, indemnités…), il faut ajouter des charges, aussi bien sociales que fiscales.
L’économie générée par l’externalisation des tâches de secrétariat n’est valable, qu’à la condition de choisir un prestataire compétent, pour bénéficier d’un service efficace. Par exemple, un médecin n’a d’autres choix que de se tourner vers une entreprise spécialisée dans le monde médical, pour prendre en charge son accueil téléphonique. Sans cette compétence essentielle, les secrétaires ne pourront pas correctement évaluer le degré d’urgence de la situation.
Bien sûr, le prestataire extérieur doit aussi proposer une offre de services performante :la mise en place d’un accueil en horaires étendus, un temps d’attente réduit, un décroché rapide, etc. D’une manière générale, la réduction des coûts, par l’externalisation, sous-entend de choisir une offre réellement adaptée aux besoins de l’entreprise.
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Date : 10-2023
