Le nombre de congés payés disponibles pour chaque employé est lié au temps de travail effectif sur une période déterminée, que l’on appelle la période de référence. Celle-ci est fixée par une convention, mais l’entreprise peut rédiger un accord afin de la modifier. Sans règles spécifiques, cette période commence par défaut le 1er juin de chaque année.

Les entreprises sont également en mesure de mettre en place un accord pour déterminer la période de prise de congés annuels, ainsi que l’ordre des départs et les délais à respecter, côté employeur, quand celui-ci souhaite modifier ces congés. S’il n’y a pas de texte rédigé dans l’établissement, ce sont les accords de branche qui font autorité (ou les ordres publics, à défaut).

Dans les entreprises, il faut anticiper le fait que tous les employés vont s’absenter pendant environ 5 semaines par an (hors arrêts maladie éventuels). Vous avez la possibilité de choisir de fermer l’été ou à Noël, par exemple. Dans ce cas, tous les salariés seront en congés en même temps.

Sinon, vous pouvez proposer de prendre les congés par roulement. Là, il faut vous assurer que les départs sont minutieusement organisés, afin de ne jamais vous trouver face à un manque de personnel pour répondre à toutes vos demandes.

Tout congé supérieur à 12 jours ouvrables peut être fractionné, ce qui signifie qu’il ne sera pas pris en une seule fois. Afin de réaliser cette formalité, l’employeur doit être en mesure de prouver que le ou les salarié(s) concerné(s) accepte(nt) cette disposition. Même en présence d’un accord d’entreprise sur le sujet, il faut s’assurer d’avoir un accord formel de toutes les personnes impliquées (l’absence d’opposition n’étant pas considérée comme une acceptation formelle).

Il est important de savoir comment agir si un salarié est en arrêt maladie pendant son congé. Très concrètement, celui-ci est en droit de demander, une fois rétabli, à profiter de ce congé pendant une autre période de l’année. En parallèle, un employé qui ne peut pas prendre ses congés à cause d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle doit également pouvoir prétendre à un report postérieur à la date de reprise.

En tant qu’employeur, vous êtes tenu pour responsable des congés payés de votre personnel : vous devez en gérer les formalités administratives, mais aussi vous assurer que chacun bénéficie du même traitement et peut jouir de ses droits. Afin de vous accompagner dans ce travail administratif et d’éviter toute erreur, vous pouvez externaliser vos tâches administratives en faisant appel aux services d’une consultante Ad and Co’.