Toute entreprise est tenue de conserver ses documents pendant une durée déterminée, en fonction de leur nature.
S’agissant de documents civils et commerciaux, de pièces comptables, de papiers relevant du domaine fiscal, social ou des ressources humaines, passons en revue les durées d’archivage légales pour chacun d’entre eux.
Quel que soit son domaine d’activité, une entreprise doit conserver ses contrats commerciaux pour une durée de 5 ans, tout comme ses documents bancaires (relevés, talons de chèque…). Lorsqu’il s’agit d’un contrat conclu par voie électronique avec un consommateur supérieur à 120 €, cette durée s’étend à 10 ans, à compter de la livraison du produit ou de la réalisation de la prestation.
Enfin, il convient de conserver 30 ans les contrats d’acquisition ou de cessions de biens immobiliers et fonciers.
Certains documents ont une durée de conservation plus limitée, à l’image des polices d’assurance (2 ans), de la garantie pour les biens et services fournis à un consommateur (2 ans) ou encore des déclarations en douane (3 ans).
Les pièces comptables d’une entreprise comprennent aussi bien le livre et le registre comptable que les pièces justificatives (bons de commande, factures client, etc.).
Leur durée de conservation est systématiquement de 10 ans après la clôture de l’exercice, même si celle-ci peut être réduite à 6 ans en cas de documents reçus sur support informatique.
Tous les documents sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête ou de contrôle de l’administration doivent être archivés pendant 6 ans.
Il peut s’agir de l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, des documents relatifs aux bénéfices (BIC, BNC ou BA), des impôts directs locaux, des cotisations foncières des entreprises ou des taxes sur le chiffre d’affaires.
Le délai de conservation débute soit à la dernière opération mentionnée dans le document, soit à la date de leur établissement.
Au-delà des comptes annuels d’une entreprise, qui doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, la plupart des documents sociaux ne doivent être gardés que 5 ans.
C’est le cas des statuts de la société, du registre des titres nominatifs, du registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils administration, etc.
À noter que les rapports du gérant, du conseil d’administration, des commissaires aux comptes, ainsi que la feuille de présence et les pouvoirs ne sont à conserver que 3 ans.
Le bulletin de paie ainsi que les documents concernant le personnel (contrats de travail, primes, indemnités, régimes de retraite, déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie…) affichent une durée de conservation de 5 ans.
Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, ainsi que la comptabilisation des jours de travail des salariés doivent être conservés 3 ans.
Le registre unique du personnel est, quant à lui, gardé 5 ans.
Comme il n’est pas toujours simple de s’y retrouver, n’hésitez pas à demander l’aide des experts Ad and Co’ pour optimiser votre archivage et ne conserver que l’essentiel et l’utile, en cas de contrôle par l’administration.
