Souvent jugée fastidieuse, la rédaction d’un compte-rendu de réunion est pourtant essentielle pour consigner les discussions menées lors du rendez-vous, les décisions prises et les nouvelles taches associées. Grâce à ce document, il ne peut y avoir d’oublis ou de mauvaises interprétations.
Découvrons ensemble comment mener sa rédaction, avec efficacité et pertinence, dans les 2 à 3 jours suivant la réunion…
Toute réunion doit faire l’objet d’un compte-rendu ou d’un rapport, reprenant l’ensemble de ce qui y a été dit et décidé. En consignant ainsi les échanges de manière claire, il n’y a plus de risques de mauvaises interprétations et d’oublis : tous les participants peuvent s’y référer et se remémorer les décisions et tâches opérationnelles à effectuer, voire reprendre et approfondir un point particulier pour la prochaine réunion.
Avant la tenue de la réunion, une personne doit impérativement être désignée pour sa rédaction : elle sera chargée de prendre des notes, pour livrer un document écrit à tous les participants dans les 2 à 3 jours maximum.
Quel que soit l’objectif de la réunion, un compte-rendu doit être concis, clair, efficace et bien structuré. Traditionnellement, on distingue trois types de formats :
- Action : le document consigne les décisions prises, ainsi que les actions associées, mais ne prend pas la peine de détailler les discussions qui ont mené à celles-ci ;
- Discussion : cette fois, le document fait état, dans le détail, des différents échanges menant aux décisions et actions prises ;
- Verbatim : le compte-rendu consigne l’intégralité des échanges et les contributions des différents participants.
Généralement, le format privilégié reste celui des actions, même si chacun est libre d’adopter un format plus soutenu. À noter que les réunions associatives et de comité directeur supposent la rédaction d’un compte-rendu au format spécifique, avec la mention impérative de certains points.
En tant que secrétariat externalisé, Ad and Co’ a l’habitude d’être sollicité pour la rédaction de comptes-rendus de réunion. Si le document n’est pas soumis à des codes précis, nous vous conseillons de respecter un certain formalisme :
- Les objectifs du jour — Pourquoi les participants sont-ils réunis aujourd’hui ?
- La date de la rencontre
- La liste des participants – Qui est présent à la réunion et de quel service sont-ils issus ?
- Les tierces personnes en copie — Qui recevra le compte-rendu, même si elle n’était pas présente à la réunion ?
- Les sujets abordés (synthèse des discussions, conclusions, décisions et actions)
- La date et le lieu de la prochaine réunion
- Les commentaires et appréciations générales — Comment s’est déroulée la réunion ? Quelle était l’ambiance ? Y a-t-il eu des problèmes dans son organisation ? Quels sont les points à améliorer ? Etc.
Le conseil « bonus » ?
N’hésitez pas à joindre les documents mentionnés en annexe ou préciser où les trouver, pour que le reporting soit le plus complet possible et puisse permettre, le cas échéant, aux participants, de ne pas perdre de temps à les retrouver.