Les atouts d’une externalisation de l’accueil

Dans un contexte concurrentiel accru, les entreprises sont constamment en recherche de performance et d’optimisation, quel que soit leur domaine d’activité. Dans cet esprit, elles n’hésitent plus à confier les fonctions les moins stratégiques à un tiers, afin de se concentrer sur leur cœur de métier.

Au contact d’une société spécialisée dans le secrétariat, elle acquiert de nouvelles compétences autour de la relation client, un domaine dans la vie d’une entreprise qui demeure vital, même s’il ne participe pas directement à l’activité principale.

Au-delà des clients de l’entreprise, ce savoir-faire rayonne et influence, aussi bien les fournisseurs que les partenaires. Bien davantage que la simple prise en charge d’un visiteur, l’accueil participe activement à la Qualité de Vie Au Travail (QVT).

Enfin, l’externalisation de ces prestations apporte une flexibilité et une souplesse grandement appréciées par l’entreprise. Un secrétariat externalisé peut ajuster ses services en fonction des besoins. D’un point de vue strictement financier, il s’inscrit dans des coûts variables, tout en réduisant la masse salariale de la société, ses stocks et ses investissements à long terme.

Les critères d’un secrétariat externalisé sérieux et compétent

Hautement stratégique, l’accueil téléphonique est le premier contact entre l’entreprise et ses clients. Impérativement chaleureux, il doit être réactif et se montrer à la hauteur des attentes de l’interlocuteur.

Pour satisfaire ces exigences, l’accueil téléphonique repose sur 3 grands principes :

-       La disponibilité : généralement impatient, le client veut trouver des réponses rapidement. Par conséquent, il est d’usage de décrocher avant la quatrième sonnerie et d’être capable d’accueillir l’interlocuteur dans les meilleures conditions possibles.

-       La qualité de la conversation : quelque soit l’objet de l’appel, la discussion doit être maîtrisée dès les premières secondes, jusqu’à sa conclusion, il en va de l’image de l’entreprise. L’échange doit être pertinent, convivial et résolument positif, pour permettre à l’interlocuteur de se sentir bien accueilli et satisfait.

-       La maîtrise de la communication téléphonique :contrairement à l’accueil physique où il est facile de décrypter les expressions du corps et du visage, il s’agit d’identifier rapidement chaque inflexion vocale. Ensuite, il faudra y répondre, dans une voix à la fois cordiale et agréable, au volume adapté, et sans oublier de sourire (cela s’entend !). Un accueil téléphonique de qualité suppose d’adopter une expression orale irréprochable – tant au niveau du vocabulaire et de la syntaxe, que de l’articulation et de l’élocution. C’est un détail qui a son importance.

Rapprochez-vous des experts Ad and Co’, pour bénéficier d’un accueil de qualité : savourez le temps gagné par notre service et appréciez les retours de vos clients sur nos échanges, cultivés par l’écoute et la compréhension de vos enjeux.

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Date : 11/2023