Si la profession est très répandue en France, le secrétariat externalisé est souvent cantonné à la permanence téléphonique : présent sur une large amplitude horaire, il assure la prise de rendez-vous, filtre les appels entrants, prend les messages et, potentiellement, traite différentes demandes. Cette couverture téléphonique extérieure permet au dirigeant, de libérer un temps précieux, tout en offrant une écoute attentive à ses interlocuteurs.

Mais le secrétariat externalisé peut également offrir des prestations d’assistance administrative précieuses, comme l’établissement et le suivi des devis et factures, la relance des impayés, la gestion du courrier (tri, traitement, classement et rédaction) ou encore, la transcription de comptes-rendus. Autant de tâches essentielles, mais susceptibles d’être déléguées, pour libérer du temps pour le dirigeant.

Comme évoqué plus haut, le gain de temps pour l’entrepreneur est assurément la plus évidente raison de faire appel à un secrétariat externalisé : la délégation de la gestion du téléphone et des tâches administratives, permet au dirigeant de se concentrer sur le cœur de son activité, pour mieux la développer.

Mais la flexibilité offerte par le secrétariat externalisé est tout aussi précieuse. Et plusieurs cas de figure, encouragent ainsi son recours : si l’activité n’enregistre pas un volume suffisant, pour embaucher un collaborateur à plein temps ; si l’entreprise doit pallier le remplacement d’un salarié absent ; si les moyens financiers ne sont pas suffisants, pour recruter une personne ; si l’entreprise connaît un surcroît temporaire d’activité.

Si les tâches peuvent ainsi être déléguées, elles n’en restent pas moins essentielles pour l’entreprise — que ce soit pour son fonctionnement ou son image. Les professionnels sollicités doivent travailler comme s’ils appartenaient à l’entreprise, adoptant aussi bien ses codes que son esprit.

Il s’agit donc de trouver des prestataires compétents, d’autant plus, si le métier est réglementé, comme pour les avocats, les médecins, les dentistes, etc. Idéalement, il faut qu’il puisse justifier d’une certaine expérience.

Chez Ad and Co’, nos experts jouissent d’un réel savoir-faire dans de nombreux secteurs — et notamment, dans des univers très spécialisés, comme l’immobilier, la finance, le juridique ou encore le médical. Mais au-delà de la permanence téléphonique, nous pouvons assurer les métiers d’assistant-manager et les tâches liées à la gestion commerciale. Au besoin, nous dispensons même des formations, pour devenir secrétaire médicale, assistante, agent immobilier ou agent en gestion de patrimoine : grâce à nos compétences, le dirigeant n’a plus à se soucier des questions de recrutement !

Notre objectif ? « Créer une collaboration fructueuse et aromatisée au doux parfum de réussite ! »