Dès le recrutement, le manager et l’assistant doivent clarifier leurs attentes et leurs besoins, afin d’être sur la même longueur d’onde, sans quoi la collaboration est vouée à l’échec.

Ils doivent également échanger sur les méthodes de travail et d’organisation pour éviter qu’elles ne pèsent sur l’un ou sur l’autre : par exemple, pour optimiser la gestion de l’agenda, il faut que le binôme connaisse les obligations personnelles de chacun (enfants, sport…). En cas d’absence du manager, l’assistant doit aussi pouvoir délimiter ses zones de prise d’initiative et son périmètre d’action pour éviter les fausses notes.

Idéalement, il faut prévoir un point hebdomadaire pour faire le tour des dossiers en cours et regrouper toutes les informations nécessaires à la réalisation des tâches à venir. Au cours de cet entretien, le manager peut évoquer les priorités et définir les moments forts à court, moyen et long terme pour que son assistant puisse mieux planifier son activité.

Mais, au-delà des tâches classiques (filtrage des appels, réservation de salles, organisation de réunions…), le manager doit identifier les missions qu’il peut déléguer à son assistant, telles que le suivi budgétaire, la veille concurrentielle, l’animation d’équipe, l’organisation d’événements, etc.

L’efficacité du binôme manager/assistant dépend aussi de la qualité de leur relation : sur une base courtoise et polie, cela suppose de prendre le temps de faire connaissance, d’être à l’écoute et de communiquer régulièrement entre eux.

Quand le manager le juge opportun, il peut convier son assistant à des réunions ou à des rencontres pour asseoir sa légitimité auprès des différents interlocuteurs. Idéalement, l’encourager à prendre des initiatives, tout en lui accordant le droit à l’erreur.

De son côté, l’assistant devra privilégier l’écrit, pour formuler ses questions, ses remarques — tant pour attendre le moment propice que pour regrouper ses interventions (et donc éviter de trop déranger le manager). Le cas échéant, cela permet aussi de conserver une trace écrite et de faire valider les sujets importants.

Au fil du temps, le manager pourra mieux identifier les points forts et les axes d’amélioration de son assistant : il devra lui faire des retours constructifs, savoir manifester sa satisfaction et, le cas échéant, dire merci pour le travail accompli. Sur ces bases, la confiance s’installera progressivement, avec l’autonomie et l’expérience.

Manager, vous pouvez aussi choisir de vous en remettre aux bons soins des experts Ad and Co’ pour accomplir ces tâches d’assistance : nous nous accorderons à vos exigences et fonctionnements, pour vous seconder de la meilleure des manières. Mieux, avec la force de toute une équipe derrière vous, vous pourrez pleinement vous concentrer sur vos missions principales, votre cœur de métier. Qu’en pensez-vous : on en discute ?

 

Sources : https://www.studyrama.com/pro/efficacite-professionnelle/manager/manager-et-assistant-conseils-pour-un-bon-binome-18855.html + https://www.cegos.fr/ressources/mag/assistants/managers-15-conseils-pour-optimiser-la-collaboration-avec-votre-assistante + https://www.conseilsmarketing.com/techniques-de-ventes/assistante-de-direction-et-manager-la-recette-dun-bon-binome-14-conseils-pour-un-duo-gagnant/