Introduite dans la gestion de production industrielle, en France, dans les années 80, la méthode Kanban s’est invitée dans la gestion de projet à partir des années 2000. La signification des mots « Kan » pour « signe » et « Ban » pour « tableau » éclaire immédiatement sur cette méthode d’organisation.

Concrètement, le Kanban va s’articuler autour de tableaux et de colonnes, avec des cases reprenant les différentes tâches d’un projet. Chaque colonne est orchestrée par une personne pilote et les tâches qui la composent, réparties sur un ou plusieurs individus clairement identifiés.

Par sa représentation très fonctionnelle, la méthode Kanban offre une vue d’ensemble du projet, permet de visualiser les tâches à faire, de les répartir aisément, d’assurer leur suivi et connaître l’état d’avancement général du projet. Avec elle, moins de perte d’informations et de mails inutiles, pour davantage de transparence dans l’équipe, une meilleure traçabilité du projet et une participation collaborative plus engageante pour tous.

Avec un minimum de rigueur, la méthode Kanban est facile à mettre en place. Voici les 4 étapes identifiées pour en tirer pleinement tous les bénéfices :

- Étape 1 : choisir l’outil Kanban

Si ce mode d’organisation peut aisément s’opérer avec des feuilles, un stylo et des Post-its placés à un endroit stratégique de l’entreprise, il est vivement recommandé de s’appuyer sur un outil numérique. À l’image de Trello ou Asana.

- Étape 2 : sélectionner l’équipe du projet

La méthode Kanban suppose de créer un groupe de travail adapté à la taille du dossier, avec, à sa tête, un chef de projet. Le cas échéant, il faudra ensuite découper le projet en sous-projets, avec un pilote et des collaborateurs identifiés pour chaque tâche.

- Étape 3 : remplir le tableau

Traditionnellement, le kanban implique au moins la présence de 3 colonnes, estampillées « à faire », « en cours » et « fait ». Mais il est possible d’en ajouter d’autres, tant qu’elles restent pertinentes comme « idées », « test » ou encore « en attente de finalisation d’une autre tâche »

- Étape 4 : organiser des points réguliers

Le chef de projet est invité à réunir régulièrement son équipe pour faire un point sur les avancées. Quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, la récurrence de ce rendez-vous doit être fixée à l’avance, tout comme sa durée. À cette occasion, il devra poser invariablement les mêmes questions – à savoir, quelles sont les tâches réalisées depuis le dernier point ? Quelles sont les étapes en cours ? Quels sont les points qui rencontrent des obstacles et ne peuvent avancer comme prévu ?
 
Essentielle pour gagner en efficacité, la méthode Kanban réclame un peu d’organisation et de rigueur pour sa mise en place. Sur ce point, les experts Ad and Co peuvent vous accompagner et en faire une approche systématiquement adoptée en gestion de projet dans votre entreprise !