Très concrètement, le contract management a été imaginé pour offrir aux entreprises l’opportunité d’avoir les meilleurs contrats possible, c’est-à-dire ceux qui incluent un maximum de protection et de garanties, le tout avec un minimum de risques, tant sur le plan juridique qu’en termes de finances.

Afin d’envisager cette gestion de manière optimale, il faut naturellement que les informations circulent parfaitement bien dans l’entreprise, mais aussi que tous les acteurs soient capables d’échanger entre eux de façon régulière.

Car il ne suffit pas de faire coordonner le service juridique avec celui de la comptabilité : il faut que les employés des ressources humaines, les commerciaux, les directeurs financiers ou tous les salariés opérationnels puissent faire circuler les données liées aux contrats et à leur gestion.

Les entreprises gèrent chaque année des centaines, voire parfois des milliers et même des dizaines de milliers de contrats… Et contre toute attente, beaucoup ignorent à quelle date ces contrats se terminent, quelles sont les modalités de reconduction ou encore s’il est possible d’opérer une renégociation à un moment donné.

En parallèle, il ne faut pas oublier que les réglementations changent très souvent, dans tous les domaines d’activité. Afin de mieux anticiper les fins de contrats, de négocier les meilleures conditions et de toujours rester conforme au regard de la loi, il faut mettre en place une politique de contract management solide dans toutes les entreprises.

De plus, avec le développement du télétravail et du recours à des professionnels en freelance, les collaborateurs sont de moins en moins attachés au lieu de travail, et ils peuvent se trouver à des centaines de kilomètres des bureaux. Entre les équipes opérationnelles et celles qui travaillent sur le côté juridique, les informations doivent pouvoir circuler régulièrement, d’où l’importance d’organiser les conditions d’une bonne gestion de contrats.

Les entreprises doivent rédiger des contrats de travail, mais aussi des contrats informatiques, des contrats avec les fournisseurs ou encore toutes sortes de contrats commerciaux. Tous doivent faire l’objet d’une gestion scrupuleuse, avec un suivi automatisé dans la mesure du possible. Il existe des solutions informatiques pour gagner du temps et être efficace dans ces tâches, n’hésitez pas à demander conseil !

Si vous redoutez de rater des informations importantes pour réussir votre gestion de contrats, pensez également à l’externalisation de vos tâches administratives. Une consultante Ad and Co’ peut travailler pour vous, vérifier tous vos contrats et vous informer des modalités de reconduction, des résiliations ou encore des opportunités de faire des économies.